Strategi Meningkatkan Komunikasi yang Efektif Antara Pemimpin dan Anggota Organisasi

1.    Pentingnya Komunikasi yang Efektif dari Pemimpin Organisasi

Komunikasi dengan kepemimpinan sangat erat hubungannya. Seorang pemimpin harus memiliki wawasan yang luas, jujur, bertanggung jawab, berani dalam mengambil keputusan, dan ia juga harus mempunyai keahlian berkomunikasi yang sangat baik. Karena komunikasi dapat menentukan berhasil atau tidaknya seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya. Setiap pemimpin pasti memiliki bawahannya dimana bawahannya tersebut akan mengeluarkan gagasan/ide yang akan dipaparkan. Sehingga seorang pemimpin tersebut dapat mengambil keputusan berdasarkan gagasan/ide tersebut. Namun, terkadang pemimpin sebuah organisasi tidak dapat berkomunikasi secara efektif. Apakah komunikasi yang tidak efektif dari seorang pemimpin organisasi mempengaruhi kinerja anggota dalam mencapai tujuan organisasi?

 

2.    Strategi Komunikasi yang Efektif

Secara garis besar, komunikasi dapat dibedakan antara komunikasi verbal dan non-verbal. Di antara jenis komunikasi non-verbal adalah komunikasi tertulis. Di kehidupan nyata kita kering menemukan orang-orang yang gagap dalam menyampaikan ide-idenya secara lisan, namun mampu penyampaian secara tertulis baik berupa proposal penelitian dan menyusun laporan penelitian.

Sebagaimana sering dikatakan, komunikasi adalah sebuah kegiatan mentransfer sebuah informasi. Namun, tidak semua orang mampu melakukannya dengan baik. Bagaimanakah caranya agar kita mampu melakukan komunikasi yang baik, komunikasi yang dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga target informasi yang harus disampaikan ataupun diserap sesuai dengan harapan?

3.    Strategi Komunikasi Organisasi dari Pimpinan ke Anggota (Downward Communication)

          Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Komunikasi yang tidak efektif adalah akar utama permasalahan dalam organisasi. Komunikasi yang efektif antara pimpinan dan anggota menjadi faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Pemimpin organisasi sebagai leader memiliki peran penting dalam komunikasi. Untuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai strategi komunikasi organisasi dari pimpinan ke anggota.

4.    Strategi Komunikasi dari Anggota ke Pimpinan (Upward Communication)

Komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan komunikasi ke bawah. Ada empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit. Pertama, adanya kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka. Kedua, pegawai cenderung melihat pimpinan tidak akan tertarik dengan masalah yang sedang mereka hadapi. Selanjutnya, seringkali pimpinan tidak berhasil memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas. Terakhir, adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

          Anggota merasa dirinya tidak memiliki kuasa untuk menyampaikan sesuatu kepada pimpinan. Kalaupun ada, itupun adalah sesuatu yang mereka terima dari sesama karyawan. Anggota organisasi merasa kesulitan untuk berkomunikasi ke atas karena alasan adanya perasaan bahwa pimpinan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Jadi masalah yang ingin dibahas adalah mengenai strategi komunikasi dari anggota ke pimpinan.

Upaya Optimalisasi

1.    Pentingnya Komunikasi yang Efektif dari Seorang Pemimpin Organisasi

Kepemimpinan yang berhasil mempengaruhi orang lain sangat ditentukan oleh keterampilan dan kemampuan menjalankan fungi komunikasi secara baik karenanya komunikasi yang baik dan menjadi efektif akan ditentukan pula oleh kepercayaan dan keyakinan seorang pemimpin dalam memimpin untuk mempengaruhi bawahan. Keyakinan dan kepercayaan hanya dapat terbentuk apabila pemimpin menyadari suatu lingkungan yang harmonis antara pimpinan dengan para bawahannya yang dapat benar-benar berkomunikasi dengan baik yang sejalan dengan makna fungsi komunikasi.

Komunikasi yang efektif dari seorang pemimpin sangatlah penting karena akan mempengaruhi kinerja anggota dalam mencapai tujuan organisasi, hal ini dikarenakan tiga alasan utama, yaitu:

a.     Komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan.

b.     Keterampilan komunikasi yang efektif dapat membuat pemimpin menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi.

c.     Kenyataan bahwa pemimpin banyak menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita menjumpai pemimpin sendirian di mejanya berpikir, membuat rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif.

d.     Pemimpin merupakan ujung tombak pencapaian visi dan misi suatu organisasi. Jika pemimpin tidak dapat berkomunikasi dengan efektif maka akan terjadi kekacauan.

2.    Strategi Meningkatkan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi efektif dapat dilakukan oleh setiap orang. Jika ada yang merasa tidak mampu, hal ini lebih karena masalah kebiasaan saja. Melatih orang berkomunikasi sederhana secara efektif bisa dilakukan dengan langsung pada prakteknya. Walaupun sepintas sepele, hal ini dapat membantu setiap individu untuk mencapai sebuah kesuksesan baik di dalam kehidupan pribadinya maupun dalam kehidupan karirnya.

Untuk dapat melakukan komunikasi efektif, sebuah sumber menyatakan ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan yaitu menganalisa, menyalahkan, menghakimi, menasehati, dan menginterogasi.

Yang tak kalah pentingnya dalam melakukan komunikasi efektif adalah keterampilan mendengarkan dan bertanya. Dalam proses berkomunikasi, seseorang harus mampu mendengarkan dan memahaminya dengan baik. Kemudian mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang saling memiliki keterkaitan dan mengarah pada suatu solusi. Sehingga tujuan utama dalam komunikasi yang efektif adalah sebuah win-win solution. Tak ada satupun orang yang mau disalahkan. Inilah konsep dasar dari komunikasi efektif.

Tak elok rasanya bila dalam berkomunikasi, satu pihak terus-terusan berbicara, sementara pihak lainnya terus-terusan mendengarkan. Sehingga tidak terjadi komunikasi dua arah. Komunikasi efektif atau dalam beberapa kasus sering diartikan sebagai diplomasi, perlu dilakukan untuk dapat membangun sebuah kesamaan keinginan dari sebuah informasi yang disajikan. Sehingga tujuan yang ingin diraih dapat dicapai secara bersama-sama.

Ketika anda ingin berkomunikasi dengan orang lain, lakukanlah dengan efektif. Dalam kondisi apapun disarankan agar anda selalu dapat melakukan komunikasi secara efektif. Contoh sederhana, lihatlah orang yang akan diajak bicara sudah siap atau belum menerima informasi atau pertanyaan dari kita. Kalau belum, tunggulah dulu sampai benar-benar dia siap. Dengan berkomunikasi efektif kita dapat menunjukan kepribadian yang berkarakter positif dan membuka diri untuk selalu tumbuh dan berkembang menuju kesuksesan secara bersama-sama.

Perbedaan antara komunikasi efektif dan tidak efektif dapat dilacak sampai seberapa jauh pihak-pihak yang berkomunikasi menangani empat aspek proses komunikasi:

1.   Perbedaan persepsi

Ini adalah salah satu hambatan komunikasi yang umum dijumpai. Orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda sering menerima fenomena sama dari perspektif yang berbeda. Seandainya seorang supervisor baru memuji seorang karyawan atas kerja yang efisisen dan bermutu tinggi. Supervisor itu benar-benar menghargai usaha karyawan tadi dan pada saat yang sama ingin mendorong karyawan yang lain untuk meniru contoh tersebut. Akan tetapi, orang lain mungkin menganggap karyawan tadi membedakan diri untuk dipuji sebagai tanda dia telah menjilat pimpinan. Mereka mungkin bereaksi dengan menggoda atau menunjukkan permusuhan secara terbuka. Persepsi individu mengenai komunikasi yang sama dapat berbeda secara radikal.

Cara untuk mengatasi perbedaan persepsi adalah pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda. Kalau mungkin, kita harus mempelajari mengenai latar belakang mereka yang akan berkomunikasi dengan kita.

2.   Emosi

Reaksi emosional marah, cinta, mempertahankan pendapat, benci, cemburu, takut, malu, dapat mempengaruhi cara kita memahami pesan orang lain dan cara kita mempengaruhi orang lain dengan pesan kita sendiri.

Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba untuk memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

3.   Ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non-verbal

Banyak yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis sebagai medium utama komunikasi, tetapi pesan yang kita kirimkan dan kita terima amat dipengaruhi oleh faktor nonverbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak berdiri antar orang yang berbicara, postur, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, dan sentuhan badan. Bahkan pesan yang amat sederhana seperti “Selamat pagi”, dapat di sampaikan dengan maksud berbeda-beda dengan komunikasi nonverbal.

Kunci untuk menghilangkan ketidakkonsistenan dalam komunikasi adalah mewaspadainya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Komunikasi nonverbal harus selaras dengan pesan verbal.

4.   Kepercayaan

Seorang penerima mempercayai atau mencurigai suatu pesan pada umunya merupakan fungsi kredibilitas dari pengririm dalam pikiran penerima. Kredibilitas pengirim dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks dia mengirirmkan pesan.

Pada umumnya, kredibilitasseorang pemimpin akan tinggi kalau dia dianggap oleh orang lain berpengetahuan luas, dapat dipercaya, dan tulus menyangkut kesejahteraan lain. Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, keadilan, dan maksud baik dikenal oleh orang lain.

Seorang pemimpin dituntut untuk menguasai komunikasi verbal secara efektif. Untuk itu maka sebaiknya menyadari kelemahannya dan berusaha menutupi kekurangannya dengan mengupayakan diri memperbaiki diri. Usaha yang dapat dilakukan adalah mempraktikkan kemahiran bicaranya di pantai dan berpidato di sana. Dia keluarkan suaranya sekeras-kerasnya melawan suara ombak. Tentu saja, dengan seringnya berlatih demikian, maka pada saat menghadapi audiens atau lawan bicara yang sebenarnya dia tidak mendapat kesulitan lagi.

Usaha kedua yang dapat dilakukan adalah mengikuti training mengenai komunikasi. Seperti disebutkan di atas, keterampilan dalam berkomunikasi secara efektif dapat dipelajari dan dikuasai dengan latihan rutin dan berkesinambungan secara terus menerus. Untuk itu, saat ini ada lembaga yang menyelenggarakan training, khusus melatih pesertanya dalam keterampilan berkomunikasi efektif.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif.

1.    Ketahui mitra bicara (Audience)

Kita harus sangat sadar dengan siapa kita bicara, apakah dengan orang tua, anak-anak, laki-laki atau perempuan, status sosialnya seperti apa pangkat, jabatan dan semacamnya petani, pengusaha, guru, kyai, dan lain-lain. Dengan mengetahui audience kita, kita harus cerdik dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa yang dipakai harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita. Berbicara dengan orang dewasa tentu akan sangat berbeda dengan berbicara kepada ana-kanak.

Berbicara dengan atasan tentu akan berbeda berbicara pada bawahan atau teman sederajat. Pengetahuan mitra bicara kitapun harus diperhatikan. Informasi yang disampaikan mungkin saja bukan hal yang baru bagi mitra kita, tetapi kalau penyampaiannya dengan menggunakan jargon-jargon atau istilah-istilah yang tidak dipahami oleh mitra, informasi atau gagasan yang kita sampaikan bisa saja tidak dapat dipahami. Jadi, dengan memperhatikan mitra bicara kita, kita akan dapat menyesuaikan diri dalam berkomunikasi dengannya.